FAQ COMPTACOM

Cette Politique s’applique à toutes les activités de traitement mises en œuvre par les entités du Réseau ComptaCom à l’égard des personnes avec qui elles entretiennent des relations dans le cadre de leurs activités et de leurs relations d’affaires (commande de logiciel ou de services par exemple).

Des mentions d’informations spécifiques relatives à la protection de la vie privée et des données personnelles (« Mentions d’information ») et/ou des formulaires de recueil du consentement vous seront communiqués si nécessaire, dans les situations particulières où le Réseau ComptaCom pourrait traiter vos Données Personnelles. Ces Mentions d’Informations décriront plus en détail comment vos Données Personnelles seront utilisées dans le cadre du traitement en question.

Les données vous concernant que nous sommes amenés à collecter varient en fonction du traitement en question et portent sur :

• votre identité telles votre nom, votre genre, vos date et lieu de naissance, ou encore toute autre information présente sur vos justificatifs d’identité ;
• vos coordonnées de contact telles que votre adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone ;
• d’autres informations personnelles et/ou professionnelles vous concernant ;
• les informations relatives à notre relation commerciale, vos commandes, vos instructions, les canaux de communication que vous utilisez avec nous, vos historiques de commande, vos réclamations ;
• les informations que nous utilisons pour vous identifier et vous authentifier et toute autre information que nous pourrions recevoir de sources externes pour nous assurer de votre identité ;
• des données de localisation géographique (à propos des entités du Réseau ComptaCom que vous fréquentez par exemple) ;
• toute information contenue dans la documentation client, ou encore dans les formulaires que vous pourriez compléter en tant que prospect ;
• les données recueillies grâce aux cookies. Nous utilisons des «cookies» et des technologies similaires sur nos sites Internet et dans les messages électroniques afin de vous reconnaître, nous souvenir de vos préférences et vous présenter un contenu susceptible de vous intéresser.
  Plus de détails sur les cookies et la façon dont nous les utilisons sur notre page dédiée (lien).

• les enregistrements de toutes les correspondances et communications entre nous, comprenant les appels téléphoniques, les messages électroniques, les messageries instantanées, les communications sur les réseaux sociaux ou tout autre type d’échanges et de communications ;
• toute information dont nous avons besoin pour répondre à nos obligations légales et réglementaires, notamment vos données de transactions financières, les informations nécessaires à la détection de toute activité suspicieuse ou anormale vous concernant ou concernant les personnes avec lesquelles vous êtes en relation.
• toute information nécessaire à l’exécution du service objet d’un contrat ou d’une lettre de mission signée avec une entité du Réseau ComptaCom et pouvant concerner les dirigeants et les salariés de l’entreprise cliente.

• pour mener à bien les opérations/missions confiées par nos clients ; réaliser nos prestations de services (Missions Comptable, Juridique, Sociale) ; répondre à vos demandes ; garder une trace de nos interactions et nos entretiens, comme lorsque vous nous contactez pour obtenir des informations ou obtenir assistance ;
• respecter les obligations légales et réglementaires applicables ; veiller à la sécurité ; gérer les crises ; mener des opérations de prévention et des investigations ; procéder à des formalités administratives, des enregistrements, des déclarations ou des audits ;
• pour constituer et gérer une base de données prospects ;
• la gestion des newsletter et autre communication de même nature ;
• vous fournir un accès à nos services en ligne, nos logiciels, nos plateformes et nos applications ; gérer vos comptes en ligne ; nous permettre de vous identifier et de vous authentifier ; vous fournir ou vérifier vos droits d’accès ;
• développer et améliorer nos produits et services ; identifier les tendances et développer de nouveaux produits et services ; comprendre la façon dont vous interagissez avec nos services à travers votre équipement ; suivre et répondre aux problèmes de sécurité ; déterminer l’efficacité de nos campagnes promotionnelles ; procéder à des enquêtes ;
• faciliter et assurer une assistance dans la fourniture de nos produits et services ;
• gérer/suivre la relation commerciale avec nos clients et nous permettre de communiquer avec vous ; répondre à vos demandes et interrogations ; vous fournir des informations importantes telles que des informations administratives, notices obligatoires et des informations promotionnelles ; vous adresser des actualités et des informations au sujet de nos produits, nos services, nos marques et nos opérations ; organiser et gérer les événements professionnels, en ce compris la gestion de votre participation à de tels événements ;
• gérer la facturation et les paiements ; vérifier vos informations financières ; faciliter les paiements futurs ;
• répondre à des demandes émanant d’autorités administratives ou judiciaires en conformité avec le droit applicable ; répondre à une réquisition judiciaire, une injonction ou à tout autre décision d’une autorité judiciaire ou administrative ;
• l’envoi de sollicitations (prospection commerciale).
• gestion et suivi des avis clients traiter votre avis, les transmettre et vous adresser en retour une réponse, améliorer notre activité afin de mieux répondre à vos besoins ;
• protéger nos droits et nos intérêts ; protéger la santé, la sûreté et la sécurité du personnel de ComptaCom et de ses locaux ; procéder à des audits internes ; gérer nos biens ; mettre en œuvre des systèmes et outils de contrôle de nos activités ; gérer l’administration de nos activités (finance, comptabilité, détection et prévention de la fraude) ; maintenir la sécurité de nos services et de nos opérations ; nous protéger contre d’éventuelles actions frauduleuses.

Selon le traitement de données en cause, ComptaCom traitera vos données à caractère personnel sur la base de l’un ou l’autre des fondements juridiques suivants :

• votre consentement préalable lorsque vous avez clairement exprimé votre accord pour que ComptaCom traite vos Données Personnelles. En pratique, ceci signifie généralement que ComptaCom vous demandera de signer un document ou de suivre une procédure d’adhésion (« opt-in ») en ligne, ou de suivre toute procédure utile vous permettant de recevoir toutes les informations nécessaires et d’accepter clairement ou de refuser le traitement concerné
• l’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement au titre duquel vous êtes et/ou nous sommes engagés. C’est à dire une relation contractuelle entre vous et ComptaCom : en pareil cas, le traitement de vos Données Personnelles est généralement nécessaire à la signature ou à l’exécution des obligations du contrat/lettre de mission ; par conséquent, si vous ne souhaitez pas que ComptaCom traite vos Données Personnelles dans ces conditions, ComptaCom pourra ou devra refuser d’entrer en relation contractuelle avec vous ou ne sera pas en mesure de vous fournir les produits ou services couverts par ce contrat/lettre de mission.
• le respect d’obligations légales ou règlementaires applicables aux activités de ComptaCom ; par exemple, ComptaCom est tenue de conserver les factures clients et fournisseurs pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ; en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
• un « intérêt légitime » de ComptaCom au sens de la législation applicable en matière de protection des Données Personnelles. En pareil cas, ComptaCom tiendra compte de vos propres intérêts et droits fondamentaux pour déterminer si le traitement est légitime et licite. Par exemple : la prévention de la fraude, la prospection et l’animation, la gestion de la relation avec ses clients et prospects, l’organisation, l’inscription et l’invitation aux évènements de ComptaCom.

ComptaCom peut collecter vos Données Personnelles à partir de différentes sources :

• Données que vous nous communiquez à travers différents supports, durant une inscription, ou l’utilisation d’application, à travers des enquêtes et toute autre interaction directe ou indirecte avec ComptaCom. Il peut s’agir par exemple de données que vous nous fournissez lorsque vous vous enregistrez pour participer à des évènements soutenus par ComptaCom, lorsque vous nous adressez une candidature en ligne ou une demande de renseignements etc.
• Données que nous collectons automatiquement par exemple lorsque nous suivons vos interactions avec nos sites internet, nos plateformes, nos applications et nos services, au moyen, notamment, de cookies.
• Données que nous collectons dans le respect de la loi applicable à partir de sources publiques, y compris les données publiées par vous sur différents supports.
• Données que nous obtenons licitement de la part de tiers, par exemple lorsque nous avons besoin de confirmer vos données de contact ou vos informations financières. En pareil cas, nous recevons en général ces Données Personnelles de la part de tiers autorisés à le faire dans le cadre de leur propre politique de protection de la vie privée et des données personnelles ou dans le respect de la loi. Si nécessaire, nous vous informerons de l’identité de ces tiers aux termes des Mentions d’information applicables et vous inviterons à vous référer à leurs propres politiques de protection de la vie privée et des Données Personnelles pour en savoir plus sur l’origine de ces données et les conditions de leur collecte.

Pour les finalités décrites ci-dessus, nous pouvons être amenés à partager vos Données Personnelles avec les personnes ou entités ci-dessous :

• d’autres sociétés du Réseau ComptaCom en ce compris toute société (nouvelle ou potentielle) du Réseau ComptaCom (issue d’une restructuration du Réseau ou consécutivement à l’acquisition d’autres sociétés/cabinets ou une opération de fusion avec d’autres sociétés/cabinets) ou toute société qui procède à l’acquisition de tout ou partie d’une société du Réseau ComptaCom ;
• les membres autorisés du personnel ;
• nos fournisseurs sélectionnés (sous-traitants, des mandataires, des prestataires de services), en ce compris les fournisseurs de services et vendeurs agissant selon nos instructions pour l’hébergement de nos sites, l’analyse de données, la réalisation de transactions, la fourniture d’équipements et services informatiques, service client, système de messagerie, audit, etc.
• des partenaires ayant souscrit un contrat avec notre réseau et pouvant impliquer le recueil de données personnelles des utilisateurs du présent site notamment dans le cadre d’une demande de mise en relation exprimée par un utilisateur dans le cadre de notre plateforme d’achats ;
• toute autorité administrative, judiciaire ou de contrôle (régulateurs), lorsque cela est requis en vertu du droit applicable, y compris en vertu de dispositions de droit étranger.
• le cas échéant, des agences de recouvrement des créances, la cellule TRACFIN.
• le cas échéant, nos conseils, avocats, huissiers, notaires, commissaires aux comptes, l’Ordre des Experts-Comptables.

ComptaCom peut être amenée à transmettre vos Données Personnelles à d’autres tiers, en quel cas vous en serez dûment informé aux termes des Mentions d’information applicables.

Dans tous les cas, ComptaCom s’assure que ces tiers :

• s’engagent à respecter la législation applicable en matière de protection des données et les principes de cette Politique ;
• traitent les Données Personnelles exclusivement pour les besoins décrits dans cette Politique ;
• n’utiliseront les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins dans le contrat le liant au réseau ComptaCom et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente Politique ;
• mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées pour protéger l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles.

ComptaCom ne conservera vos Données Personnelles que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. ComptaCom vous précisera la durée de conservation exactes applicables au moyen des Mentions d’informations y afférent (le cas échéant). Par dérogation, ComptaCom peut être amenée à conserver vos Données Personnelles pour une durée supérieure, conformément à ce qui est autorisé ou prescrit par le droit applicable, ou dans la mesure où cela serait nécessaire à la protection de ses droits et intérêts.

Nous avons mis en place un ensemble de procédures et de mesures organisationnelles et techniques pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles et les protéger contre les accès, utilisations et divulgations non-autorisées. Ces mesures prennent en compte l’état de l’art, les coûts de mise en œuvre ainsi que la nature, le périmètre, le contexte et les finalités du traitement de données, ainsi que le risque et le danger pour les droits et libertés des personnes concernées.