WORKFLOW DE VALIDATION
Notre logiciel possède un worflow de validation afin de sécuriser vos procédés internes.
Synthèse des ventes
Les salariés émettent des commandes
Selon un processus personnalisable, les commandes sont validées par la hiérarchie
La commande peut ensuite être envoyée au fournisseur
Elle est enfin archivée pour attendre le rapprochement avec sa facture
Les commandes en attente permettent de déterminer les charges constatées d’avance
Workflow de factures
Les factures sont numérisées et rapprochées des commandes ou des contrats (prestation possible)
Elles sont envoyées en validation selon un processus personnalisable
Elles sont enfin injectées en comptabilité (Compta.com ou votre ERP)
Témoignage de Warner Music France
Plusieurs choses nous ont séduits dans ce projet. Compta.com est un logiciel de gestion comptable, que nous avons pu facilement adapter à notre besoin. Nous avons défini un processus électronique de circulation de commandes, couplé à un processus de traitement des factures. Les données comptables issues de ces factures sont intégrées en fin de chaîne dans notre ERP.
OUVRIR LE COURRIER, NUMÉRISER, RECONNAÎTRE, PAYER,…
La société ComptaCom réalise toutes les tâches de notre ancien service comptable : elle réceptionne les factures, les comptabilise, nous demande de les valider et effectue le paiement ! Pour que cela fonctionne, chaque facture est numérisée, puis lue à l’aide d’un OCR. La comptabilisation s’effectue en rapprochant les factures des commandes, ce qui a apporté énormément de rigueur dans notre travail d’achat. La validation repose sur les règles liées aux montants et aux services. Chacun de nos acheteurs peut consulter en ligne l’image de la facture numérisée. La traçabilité forte, grâce à ce workflow, nous permet de nous mettre en conformité avec les lois Sarbanes-Oxley. Le règlement des factures est enfin effectué par ComptaCom, à partir d’un compte bancaire spécifique, que nous approvisionnons en conséquence.
UN PRIX DE REVIENT DIVISÉ PAR QUATRE
Nous avons grâce à ce système réalisé de substantielles économies, en concentrant l’activité de notre entreprise sur notre métier d’édition. Les technologies mises en œuvre apportent une vitesse dans l’enchaînement des tâches, tout en s’intégrant parfaitement dans notre SI : finies les factures perdues, finis les bureaux encombrés ou les longues recherches en salles d’archives. Tout est numérisé et en ligne. La mission de ComptaCom va jusqu’à la conservation du papier et sa destruction.
Membre de la direction de Warner Music France