À l’heure du numérique, quid des factures papier ?

Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent numériser leurs « factures papier », émises ou reçues, même les factures en « stock ». Une facture numérisée est considérée comme la copie identique de celle-ci. Elle est aujourd’hui mobilisable dans le cadre de la déduction de la TVA… à condition de respecter les modalités de numérisation ! En cas de manquement et d’absence de la facture originale, le droit à déduction peut être remis en cause.

Modalités :

  • une numérisation garantissant une reproduction à l’identique de l’image et du contenu ; idem dans le cas de fichiers compressés ;
  • des couleurs reproduites à l’identique, surtout si elles sont « porteuses de sens » (annotations, etc.). Toute déviation du code couleur devra être justifiable. Le traitement d’image est interdit ;
  • l’archivage numérique peut être effectué par l’entreprise ou par un tiers mandaté à cet effet mais, au regard de la TVA, la responsabilité de l’assujetti reste entière concernant la conservation de factures ;
  • l’archivage numérique des factures papier demande une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes et permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation ;
  • chaque document numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Il doit comporter :
    • soit un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
    • soit une empreinte numérique ;
    • soit une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
  • soit un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List- TSL).
  • chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Les factures électroniques, émises ou reçues, doivent être conservées six ans : trois ans sur support informatique puis trois ans sur tout autre support. Les pièces justificatives autres que les factures ainsi que les documents comptables facultatifs (livres de caisse, d’achat…) peuvent être conservés sur tout support.

Ces documents doivent être stockés six ans minimum, sur le territoire français, sur celui d’un autre Etat membre de l’UE ou sur le territoire d’un pays hors de l’UE. Dans ce cas, le pays doit avoir conclu avec la France, une convention prévoyant une assistance mutuelle ayant une portée similaire à celle prévue entre Etat membres, ou un droit d’accès en ligne de téléchargement, ou d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

Pour mémoire, même numérisées, des factures créées sur support papier, envoyées et reçues par courrier électronique restent officiellement des factures papier.

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2018-05-25T11:26:09+00:00 25/05/2018|Fiscalité, Juridique|

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